5 ข้อต้องรู้ก่อนรีโนเวทออฟฟิศใหม่

การรีโนเวทออฟฟิศ (Renovate Office) เป็นการลงทุนที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร นอกจากจะช่วยปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดีขึ้นแล้ว ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท แต่การรีโนเวทที่ขาดการวางแผนที่ดีอาจนำมาซึ่งปัญหาและค่าใช้จ่ายที่เกินความจำเป็น มาดูกันว่ามีอะไรบ้างที่ต้องพิจารณาก่อนเริ่มโครงการ

ทำไมต้องรีโนเวทออฟฟิศ?

• จำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นทำให้พื้นที่ทำงานไม่เพียงพอ
• ต้องการปรับเปลี่ยนภาพลักษณ์องค์กรให้ทันสมัย
• เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานพื้นที่ให้คุ้มค่ามากขึ้น
• สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้นเพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์
• รองรับเทคโนโลยีและอุปกรณ์สำนักงานที่ทันสมัย
• ปรับปรุงระบบสาธารณูปโภคที่เสื่อมสภาพ
• ตอบสนองรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น การทำงานแบบไฮบริด

5 สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาก่อนเริ่มรีโนเวทออฟฟิศ

การรีโนเวทออฟฟิศ (Renovate Office) ให้ประสบความสำเร็จต้องอาศัยการวางแผนที่รอบคอบและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ มาดูปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนเริ่มโครงการ

1. วิเคราะห์ปัญหาของออฟฟิศเดิม

การรีโนเวทออฟฟิศที่มีประสิทธิภาพต้องเริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหาและข้อจำกัดของพื้นที่เดิมอย่างละเอียด ทั้งในด้านการใช้งานพื้นที่ ระบบไฟฟ้า แสงสว่าง การระบายอากาศ และการจัดวางเฟอร์นิเจอร์ ควรสำรวจความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับปัญหาที่พบในการใช้งานพื้นที่ประจำวัน รวมถึงวิเคราะห์แนวโน้มการเติบโตขององค์กรในอนาคต เพื่อวางแผนการปรับปรุงที่ตอบโจทย์การใช้งานในระยะยาว การเข้าใจปัญหาอย่างถ่องแท้จะช่วยให้การรีโนเวทมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับการลงทุน

2. วางแผนงบประมาณอย่างรอบคอบ

การวางแผนงบประมาณสำหรับการรีโนเวทออฟฟิศต้องครอบคลุมทุกด้าน ทั้งค่าออกแบบ ค่าก่อสร้าง ค่าวัสดุ ค่าเฟอร์นิเจอร์ และค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างดำเนินการ ควรตั้งงบสำรองไว้ประมาณ 10-20% สำหรับรองรับค่าใช้จ่ายที่อาจเพิ่มขึ้นระหว่างการก่อสร้าง เช่น การแก้ไขงานที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ หรือการเปลี่ยนแปลงแบบกะทันหัน นอกจากนี้ ควรพิจารณาถึงผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจระหว่างการรีโนเวท และวางแผนรับมือกับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น

3. ตรวจสอบข้อกฎหมายและข้อกำหนดอาคารให้ครบถ้วน

ก่อนลงมือรีโนเวท ควรศึกษาข้อกฎหมายและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาตามมาในภายหลัง เช่น การขออนุญาตปรับปรุงพื้นที่หรือดัดแปลงอาคารตามที่หน่วยงานราชการกำหนด ตรวจสอบมาตรฐานความปลอดภัย ทั้งระบบไฟฟ้า ระบบดับเพลิง หรือทางหนีไฟ รวมถึงกฎของอาคารเช่า อาคารชุด หรือสำนักงานให้เช่า ที่อาจจำกัดช่วงเวลาและวิธีดำเนินการก่อสร้าง

4. เลือกผู้รับเหมาที่มีประสบการณ์และน่าเชื่อถือ

การเลือกผู้รับเหมาที่มีประสบการณ์ในการรีโนเวทออฟฟิศเป็นอีกข้อที่ไม่ควรมองข้าม ควรตรวจสอบผลงานที่ผ่านมา ขอดูตัวอย่างโครงการที่เคยทำ และสอบถามความคิดเห็นจากลูกค้าเก่า นอกจากนี้ ควรพิจารณาความพร้อมของทีมงาน ความเข้าใจในความต้องการของโครงการ และความสามารถในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ที่สำคัญต้องมีการทำสัญญาที่ชัดเจน ระบุขอบเขตงาน ระยะเวลา และเงื่อนไขการรับประกันผลงาน

5. เลือกเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ที่เหมาะสม

เฟอร์นิเจอร์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ทำงาน โต๊ะคอมพิวเตอร์ โต๊ะเขียนแบบหรือโต๊ะประชุม ควรเลือกให้ตอบโจทย์ทั้งด้านฟังก์ชันการใช้งาน ความสวยงาม และความทนทาน อย่างการเลือกเก้าอี้ทำงาน หลักการง่าย ๆ คือ ปรับระดับความสูงได้ พนักพิงศีรษะมีระดับที่พอดีกับคอ ความลึกของเบาะมีขนาดพอดี ส่วนโต๊ะทำงาน ควรมีความสูง อยู่ที่ 70 – 80 เซนติเมตร หรือเลือกโต๊ะที่สามารถปรับระดับความสูงให้เหมาะสมกับทุกสถานการณ์ไม่ว่าจะเป็นการนั่งหรือยืนทำงาน

ขั้นตอนการรีโนเวทออฟฟิศ

ขั้นตอนการรีโนเวทออฟฟิศเบื้องต้นมีดังนี้

1. สำรวจพื้นที่จริงและตรวจสอบโครงสร้างเดิม

เริ่มต้นรีโนเวทออฟฟิศอย่างรอบคอบด้วยการลงพื้นที่จริงเพื่อตรวจเช็กสภาพอาคารและโครงสร้างที่มีอยู่ พิจารณาความพร้อมของระบบไฟฟ้า น้ำประปา และการเดินท่อที่จำเป็น หากเป็นอาคารเก่าอาจต้องตรวจสอบสภาพพื้น ผนัง เพดาน และโครงสร้างหลักโดยวิศวกรเพื่อให้แน่ใจว่าปลอดภัยต่อการดัดแปลง ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจจะช่วยให้การออกแบบและก่อสร้างเป็นไปอย่างแม่นยำและลดความเสี่ยงปัญหาระหว่างงานได้มาก

2. จัดทำแบบแปลนและออกแบบพื้นที่ใหม่

เมื่อสำรวจสภาพพื้นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการวางแบบแปลนและออกแบบภายในให้ตอบโจทย์การทำงานจริง ใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการออกแบบจากผู้เชี่ยวชาญ เพื่อสร้างภาพจำลองให้เห็นภาพรวมก่อนลงมือทำจริง โครงสร้างพื้นที่ต้องรองรับทั้งส่วนทำงาน ห้องประชุม พื้นที่ส่วนรวม หรือมุมพักผ่อน รวมถึงควรคำนึงถึงความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนพื้นที่ในอนาคตด้วย

3. กำหนดงบประมาณและวางแผนระยะเวลาอย่างละเอียด

หลังได้แบบที่ชัดเจนแล้ว ต้องจัดสรรงบประมาณให้รอบด้าน แยกค่าใช้จ่ายเป็นหมวดหมู่ เช่น งานโครงสร้าง งานตกแต่ง งานระบบ และเฟอร์นิเจอร์ พร้อมเผื่องบฉุกเฉินเพื่อรองรับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด นอกจากนี้ควรกำหนดไทม์ไลน์ของแต่ละเฟสงานให้ชัด เช่น ระยะเวลารื้อถอน ระยะเวลาก่อสร้าง และกำหนดวันส่งมอบ เพื่อควบคุมให้โครงการไม่ล่าช้าเกินแผน

4. ขออนุญาตและดำเนินการตามกฎหมาย

ถ้างานรีโนเวทมีส่วนเกี่ยวข้องกับการปรับเปลี่ยนโครงสร้างหลัก เช่น เจาะผนัง ต่อเติม หรือเปลี่ยนแปลงรูปแบบอาคาร จะต้องดำเนินการขออนุญาตจากหน่วยงานท้องถิ่นหรือผู้ดูแลอาคารให้เรียบร้อย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านกฎหมายที่อาจตามมา ควรเตรียมเอกสารและแบบแปลนให้ครบถ้วน พร้อมแจ้งฝ่ายอาคารหรือผู้ถือกรรมสิทธิ์ เพื่อให้การรีโนเวทเดินหน้าได้อย่างราบรื่นตามกฎระเบียบ

5. เริ่มงานก่อสร้างและติดตั้งระบบต่าง ๆ

เมื่อทุกอย่างพร้อมก็ถึงขั้นตอนการรื้อและสร้างใหม่ตามแผนที่กำหนด ทีมช่างจะเริ่มรื้อถอนสิ่งเก่าที่ไม่ใช้แล้ว ปรับโครงสร้างใหม่ และติดตั้งระบบสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นระบบไฟฟ้า ประปา อินเทอร์เน็ต รวมถึงระบบแอร์และระบบความปลอดภัยต่าง ๆ ทุกขั้นตอนควรมีการตรวจสอบความเรียบร้อยอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่างานก่อสร้างเป็นไปตามมาตรฐานและไม่ส่งผลกระทบต่อโครงสร้างเดิม

6. ตรวจรับงานและเก็บรายละเอียดให้สมบูรณ์

เมื่อใกล้สิ้นสุดโครงการ จะต้องตรวจเช็กงานก่อสร้างทุกส่วนอีกครั้งอย่างละเอียด ทั้งโครงสร้าง ระบบไฟ ระบบน้ำ และงานตกแต่งภายใน ตรวจสอบความเรียบร้อยของพื้นที่ให้ตรงตามแบบและสเปกที่วางไว้ หากพบจุดบกพร่องหรือส่วนที่ยังไม่สมบูรณ์ควรรีบแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนส่งมอบ เพื่อให้มั่นใจว่าออฟฟิศใหม่พร้อมใช้งานอย่างปลอดภัยและสวยงามตรงตามที่วางแผนไว้

ข้อควรระวังหลังจากรีโนเวทออฟฟิศ

• ตรวจสอบระบบต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นระบบไฟฟ้า ระบบปรับอากาศ ระบบประปา และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ควรหมั่นตรวจสอบการทำงานอย่างน้อยในช่วงแรกหลังการรีโนเวท เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาซ่อนอยู่และทุกอย่างทำงานได้ตามปกติ
• ดูแลรักษาเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ใหม่ เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ติดตั้งใหม่ ควรดูแลรักษาตามคำแนะนำของผู้ผลิต เช่น การทำความสะอาดอย่างถูกวิธี หรือการตรวจสอบการทำงานของส่วนประกอบต่าง ๆ เพื่อยืดอายุการใช้งาน
• สังเกตการณ์การใช้งานพื้นที่ หลังจากพนักงานเริ่มกลับเข้ามาทำงานในพื้นที่ที่รีโนเวทใหม่ ควรสังเกตว่ามีการใช้งานพื้นที่ต่าง ๆ เป็นไปตามที่ออกแบบไว้หรือไม่ มีจุดไหนที่ยังไม่ตอบโจทย์ หรือมีปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้งานจริง เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขในอนาคต
• เก็บเอกสารและคู่มือที่เกี่ยวข้องกับการรีโนเวท ควรเก็บรักษาแบบแปลน เอกสารสัญญา รายละเอียดวัสดุ และคู่มือการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรีโนเวทไว้ให้ดี เพราะจะเป็นประโยชน์อย่างมากหากในอนาคตจำเป็นต้องมีการซ่อมบำรุงหรือปรับปรุงเพิ่มเติม
• ประเมินความพึงพอใจของพนักงาน ลองสอบถามความคิดเห็นจากพนักงานที่ใช้งานพื้นที่ใหม่ เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะและดูว่าการรีโนเวทครั้งนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสุขในการทำงานได้ตามที่คาดหวังไว้หรือไม่

การรีโนเวทออฟฟิศที่มีการวางแผนอย่างรอบคอบไม่เพียงแต่จะช่วยปรับปรุงพื้นที่ให้สวยงามและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังเป็นก้าวสำคัญในการสร้าง Happy Workplace ที่ช่วยเพิ่มความสุขและแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงาน เมื่อทุกคนได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่ดี มีพื้นที่ที่ตอบโจทย์การใช้งาน ย่อมส่งผลให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีขึ้น

หากใครกำลังวางแผนรีโนเวทออฟฟิศ Siam Okamura ขอนำเสนอเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพสูงที่ผ่านการออกแบบมาอย่างดี ทั้งโต๊ะปรับระดับ โต๊ะทำงาน เก้าอี้สุขภาพ และเก้าอี้สำนักงาน รวมถึงบริการออกแบบออฟฟิศสำนักงานด้วยทีมงานมืออาชีพ พร้อมตอบสนองทุกความคิดของคุณให้เกิดขึ้นจริงได้

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

• โทร. : 0-2661-5474-9
• อีเมล : webcontact@th.okamura.com