ห้องประชุมเปรียบเสมือนเวทีสำคัญที่ใช้ระดมความคิด ตัดสินใจเรื่องใหญ่ หรือแก้ปัญหาเร่งด่วน การแสดงออกของเราในพื้นที่นี้จึงเป็นสิ่งที่ทุกคนจับตามอง ไม่ว่าจะเป็นเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า การมีมารยาทในห้องประชุมที่ดีจึงไม่ใช่แค่เรื่องของกฎระเบียบที่ต้องทำตาม แต่เป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ
ทำไมมารยาทในห้องประชุม จึงเป็นเรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้
หลายคนอาจมองว่าความเก่งกาจเรื่องงานสำคัญที่สุด แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทักษะทางสังคมอย่างมารยาทในห้องประชุมกลับเป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้งานเดินหน้าหรือสะดุดลงได้ ลองนึกภาพการประชุมที่มีแต่คนพูดแทรก เล่นโทรศัพท์ หรือเดินเข้าออกตลอดเวลา บรรยากาศย่อมเต็มไปด้วยความอึดอัดและเสียสมาธิ การรักษามารยาทจึงเป็นการให้เกียรติผู้อื่น ช่วยลดความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น และทำให้การหารือจบลงได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ การมีมารยาทที่ดีจึงสะท้อนถึงวุฒิภาวะและการเป็นคนที่ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี
10 มารยาทในห้องประชุม เพื่อความเป็นมืออาชีพ
เพื่อให้คุณเป็นคนทำงานที่ใคร ๆ ก็อยากร่วมงานด้วย เราได้รวบรวมข้อควรปฏิบัติมาฝากกัน มาเช็กลิสต์กันดูว่า 10 ข้อนี้มีข้อไหนที่เราอาจจะเผลอลืมไปบ้าง หรือข้อไหนที่ทำได้ดีอยู่แล้ว เพื่อยกระดับมารยาทในห้องประชุม ของคุณให้เป๊ะยิ่งขึ้น
1. การตรงต่อเวลาคือกฎเหล็ก
พื้นฐานที่สุดของมารยาทในห้องประชุมคือ การรักษาเวลา ควรไปถึงห้องประชุมก่อนเวลาเริ่มประมาณ 5-10 นาที เพื่อเตรียมตัว เตรียมเอกสาร และเลือกที่นั่ง การไปสายไม่เพียงแต่ทำให้การประชุมล่าช้า แต่ยังเป็นการแสดงออกว่าเราไม่เคารพเวลาของผู้อื่น หากเกิดเหตุสุดวิสัยจริง ๆ ควรแจ้งผู้จัดประชุมล่วงหน้าเสมอ
2. เตรียมตัวและข้อมูลให้พร้อมเสมอ
การเข้าประชุมโดยไม่รู้วาระการประชุมถือเป็นเรื่องที่เสียมารยาทและเสียเวลามาก เราควรทำการบ้านมาก่อนว่าวันนี้จะคุยเรื่องอะไร ต้องเตรียมข้อมูลอะไรไปนำเสนอ หรือต้องตอบคำถามส่วนไหน การเตรียมพร้อมจะช่วยให้การสนทนาลื่นไหล ไม่ต้องมานั่งเปิดหาข้อมูลหน้างานจนอาจทำให้คนอื่นต้องรอ
3. การทักทายและการแนะนำตัว
หากเป็นการประชุมที่มีคนแปลกหน้า หรือมาจากต่างแผนก การทักทายและแนะนำตัวสั้น ๆ ก่อนเริ่มประชุมถือเป็นมารยาทในห้องประชุมที่ช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง บอกชื่อ ตำแหน่ง และหน้าที่ที่รับผิดชอบ เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมรู้ว่าเราคือใครและมีบทบาทอย่างไรในวงสนทนานั้น
4. จัดการเครื่องมือสื่อสารให้เรียบร้อย
เสียงเรียกเข้าหรือเสียงแจ้งเตือนไลน์ที่ดังขึ้นมากลางวงประชุม สามารถทำลายสมาธิของทุกคนได้ในวินาทีเดียว ก่อนเข้าห้องประชุมควรปิดเสียงหรือตั้งระบบสั่น และทางที่ดีควรเก็บโทรศัพท์มือถือลงกระเป๋า ไม่ควรหยิบขึ้นมาเล่นหรือวางไว้บนโต๊ะ
5. ตั้งใจฟังและจดบันทึกประเด็นสำคัญ
การเป็นผู้ฟังที่ดีเป็นอีกเรื่องที่สำคัญ การสบตาผู้พูด พยักหน้าตอบรับ และจดบันทึกประเด็นสำคัญ แสดงให้เห็นว่าเราให้ความสำคัญกับสิ่งที่เขากำลังนำเสนอ การจดบันทึกยังช่วยให้เราไม่พลาดรายละเอียดงานและสามารถทบทวนภายหลังได้ การนั่งเหม่อลอยหรือทำท่าเบื่อหน่ายถือเป็นมารยาทในห้องประชุมที่ไม่ควรทำอย่างยิ่ง
6. รู้จังหวะในการพูดและถามคำถาม
แม้จะมีไอเดียดีแค่ไหน แต่การพูดแทรกขณะที่คนอื่นยังพูดไม่จบถือเป็นกิริยาที่ไม่น่ารัก ควรจดประเด็นที่อยากพูดไว้ แล้วรอจังหวะที่ผู้พูดเปิดโอกาสให้ถาม หรือยกมือขออนุญาตก่อนพูดเสมอ การรู้จักจังหวะในการสนทนาจะช่วยให้การแลกเปลี่ยนความเห็นเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่เกิดอารมณ์ขุ่นมัว
7. ควบคุมภาษากายและท่านั่งให้สุภาพ
ภาษากายสื่อสารได้ดังกว่าคำพูด ท่านั่งในห้องประชุมควรมีความสุภาพ ไม่นั่งไขว่ห้างจนเกินงาม ไม่เอนหลังจนเกือบจะนอน หรือหมุนเก้าอี้เล่นไปมา การนั่งตัวตรงและโน้มตัวไปข้างหน้าเล็กน้อยจะช่วยให้ดูมีความกระตือรือร้นและสนใจในเนื้อหาการประชุม
8. มารยาทเรื่องอาหารและเครื่องดื่ม
ปกติแล้วในห้องประชุมที่เป็นทางการมักจะงดการนำอาหารมารับประทาน แต่หากเป็นการประชุมที่ยาวนานและได้รับอนุญาต ควรเลือกของว่างที่ไม่มีกลิ่นรบกวนและไม่มีเสียงดังขณะเคี้ยว หลีกเลี่ยงของกรุบกรอบหรืออาหารที่มีกลิ่นแรง
9. รักษาความลับและข้อมูลในที่ประชุม
เรื่องที่คุยกันในห้องประชุม โดยเฉพาะแผนงานที่ยังไม่สรุป ตัวเลขทางการเงิน หรือข้อมูลภายใน ไม่ควรนำไปพูดต่อหรือโพสต์ลงโซเชียลมีเดียจนกว่าจะมีการประกาศอย่างเป็นทางการ การรักษาความลับถือเป็นจรรยาบรรณสำคัญที่คนทำงานมืออาชีพต้องมี
10. เก็บเก้าอี้และขยะให้เรียบร้อยหลังเลิกประชุม
ข้อสุดท้ายที่หลายคนมักละเลยคือสภาพห้องหลังเลิกประชุม มารยาทในห้องประชุมที่ดีต้องครอบคลุมไปถึงตอนจบด้วย ควรเก็บแก้วน้ำ ขวดน้ำ และขยะของตัวเองไปทิ้ง เลื่อนเก้าอี้เก็บเข้าที่ให้เรียบร้อย เพื่อให้ห้องพร้อมใช้งานสำหรับคณะต่อไป การทำแบบนี้แสดงถึงความรับผิดชอบและความมีระเบียบวินัย
สร้างบรรยากาศการประชุมที่ดี ด้วยเฟอร์นิเจอร์คุณภาพจาก Siam Okamura
นอกจากการรักษามารยาทส่วนบุคคลแล้ว สภาพแวดล้อมในห้องประชุมก็มีส่วนสำคัญที่ช่วยส่งเสริมพฤติกรรมที่ดี หากห้องประชุมน่านั่ง เก้าอี้สบาย ทุกคนก็จะรู้สึกผ่อนคลายและพร้อมเปิดรับความคิดเห็นซึ่งกันและกันได้ง่ายขึ้น Siam Okamura เข้าใจถึงความสำคัญของพื้นที่ทำงาน เราจึงนำเสนอเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพเยี่ยมจากญี่ปุ่น ที่ได้รับการออกแบบมาอย่างพิถีพิถัน ทั้งดีไซน์ที่สวยงาม ทันสมัย และฟังก์ชันการใช้งานที่ตอบโจทย์สรีระ
โดยเฉพาะเก้าอี้ออฟฟิศที่เน้นเรื่อง Ergonomic ช่วยให้นั่งประชุมนาน ๆ ได้โดยไม่ปวดหลัง ลดอาการขยับตัวไปมาเพราะความไม่สบายตัว ซึ่งช่วยเสริมบุคลิกภาพของผู้เข้าประชุมให้ดูสง่าผ่าเผยและเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ การลงทุนกับเฟอร์นิเจอร์ที่ดี จึงเป็นการลงทุนเพื่อสร้างบรรยากาศและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรในระยะยาว
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
หากจำเป็นต้องรับสายด่วนระหว่างประชุม ควรทำอย่างไร
หากเป็นสายที่เร่งด่วนและสำคัญจริง ๆ ไม่ควรรรับสายในห้อง ให้ขอโทษผู้ร่วมประชุมสั้น ๆ แล้วลุกออกไปรับสายนอกห้องด้วยน้ำเสียงที่เบา
สามารถนำ Laptop เข้าไปพิมพ์งานอื่นระหว่างประชุมได้ไหม
ไม่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะเสียงพิมพ์คีย์บอร์ดจะรบกวนสมาธิผู้อื่น และแสงจากหน้าจออาจดึงความสนใจไปจากผู้พูด นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประชุมตรงหน้า ยกเว้นแต่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จดบันทึกการประชุม
ถ้าเข้าประชุมสาย ควรปฏิบัติตัวอย่างไรให้ดูดีที่สุด
หากมาสาย ให้เปิดประตูเข้ามาอย่างเงียบที่สุด ค้อมตัวลงเล็กน้อยเพื่อแสดงความเกรงใจ พยักหน้าหรือขอโทษเบา ๆ ต่อประธานในที่ประชุม แล้วรีบหาที่นั่งที่ใกล้ที่สุดโดยไม่ให้เกิดเสียงดัง
สรุปบทความ
การปฎิบัติตามมารยาทในห้องประชุมเป็นพื้นฐานสำคัญที่คนทำงานทุกคนควรมีติดตัวไว้ เพราะสิ่งเหล่านี้สะท้อนถึงทัศนคติ ความรับผิดชอบ และการให้เกียรติซึ่งกันและกัน เมื่อทุกคนในห้องร่วมใจกันรักษามารยาท บรรยากาศในการพูดคุยก็จะเต็มไปด้วยความสร้างสรรค์ นำไปสู่การตัดสินใจที่ดี และช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง
หากคุณต้องการยกระดับมาตรฐานห้องประชุมให้สมบูรณ์แบบ ทั้งในด้านภาพลักษณ์และการใช้งาน Siam Okamura เฟอร์นิเจอร์สำนักงานหลากหลายรูปแบบที่ตอบโจทย์ทุกดีไซน์ ตั้งแต่เก้าอี้ออฟฟิศเพื่อสุขภาพ ไปจนถึงโต๊ะประชุมระดับผู้บริหาร สินค้าของเราผลิตด้วยมาตรฐานญี่ปุ่น มั่นใจได้ในความทนทานและความสวยงามที่จะช่วยเสริมความน่าเชื่อถือให้กับทุกการประชุมของคุณ หากสนใจสินค้า สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 0-2661-5474-9 อีเมล webcontact@th.okamura.com หรือ Official Store ในแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซชั้นนำต่าง ๆ เช่น Shopee, Lazada และ Nocnoc