เอกสารกองเป็นภูเขา ถึงเวลาต้องใช้ทีไรก็เสียเวลาค้นนานจนงานสะดุด! นี่คือปัญหาที่เจ้าของธุรกิจและพนักงานหลายคนเจออยู่เป็นประจำ การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม ไม่ว่าจะที่ออฟฟิศหรือที่บ้าน ลองมาดูเทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ บอกลาเอกสารรก ป้องกันการสูญหาย
การจัดเก็บเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ถ้าลองใช้เทคนิคเหล่านี้
เริ่มต้นจากการกำหนดพื้นที่จัดเก็บเอกสารให้เป็นสัดส่วน เลือกมุมที่ไม่เกะกะและสะดวกต่อการหยิบใช้ เช่น มุมตู้เอกสารหรือชั้นวางข้างโต๊ะทำงาน จัดเรียงตู้หรือชั้นให้เหมาะกับปริมาณเอกสาร เพื่อป้องกันเอกสารกองพะเนินหรือวางกระจัดกระจาย การมีพื้นที่จัดเก็บที่ชัดเจน ช่วยให้ทุกคนในทีมรู้ว่าควรนำเอกสารไปเก็บตรงไหน และค้นหาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้
เมื่อได้รับเอกสารเข้ามา ไม่ควรปล่อยกองบนโต๊ะจนเป็นภูเขา ควรจัดการเก็บเข้าที่ทันที ทั้งใบเสร็จ สัญญา หรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ อาจจัดเข้ากล่องรับเอกสารก่อน แล้วค่อยแยกใส่แฟ้มตามหมวดหมู่เพื่อป้องกันตกหล่น การจัดเก็บทันทีช่วยลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายหรือปะปนกับงานอื่น และยังประหยัดเวลาทำงานในระยะยาว อย่าลืมเขียนวันเดือนปีกำกับไว้ทุกครั้งเพื่อให้การย้อนหาข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย
ก่อนการจัดเก็บเอกสารทุกครั้ง ควรจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อความเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ควรจัดแบ่งตามประเภทและความจำเป็นในการใช้งาน
ตัวอย่างหมวดหมู่ที่แนะนำ
เมื่อแยกหมวดหมู่แล้ว ควรใช้แฟ้มเก็บเอกสาร โดยเลือกแฟ้มที่แข็งแรง เปิด-ปิดง่าย และจัดเรียงในตู้หรือชั้นตามลำดับสำคัญ ติดป้ายชื่อที่สันแฟ้มระบุหมวดหมู่และปีให้ชัด เพื่อจะได้ไม่ต้องเปิดแฟ้มทีละเล่มให้เสียเวลา หากเอกสารในหมวดเดียวกันมีจำนวนมากจนใส่แฟ้มเดียวไม่ได้ ให้แยกเป็นหลายแฟ้มและใช้กระดาษสีต่าง ๆ เป็นที่คั่นเพื่อแยกประเภทย่อย
นอกจากจัดหมวดหมู่แล้ว การจัดเรียงตามลำดับวัน เดือน หรือปีจะช่วยให้หาง่ายขึ้นอีกขั้น เช่น เรียงแฟ้มใบเสร็จตามเดือน หรือจัดสัญญาตามปีที่ทำ การจัดเรียงตามลำดับนี้ช่วยให้ย้อนไปค้นหาได้รวดเร็ว ไม่ต้องเปิดทุกแฟ้มให้วุ่นวาย ที่สำคัญควรเว้นพื้นที่พอประมาณเผื่อเพิ่มเอกสารใหม่ในอนาคตด้วย
เมื่อเอกสารเยอะจนล้นตู้ ควรมีรอบคัดแยกเอกสารที่ยังใช้กับที่หมดความจำเป็น เช่น เอกสารที่หมดอายุแล้วหรือสำเนาซ้ำซ้อน ถ้าไม่มีกฎชัดเจน เอกสารจะพอกพูนเรื่อย ๆ จนหาของยาก ควรหากล่องแยกเอกสารสำหรับทำลายหรือส่งทำลายแบบปลอดภัย เพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล เมื่อคัดแยกเอกสารแล้วพื้นที่เก็บจะโล่งขึ้นทันตา
สำนักงานที่มีหลายฝ่ายใช้งานเอกสารร่วมกัน แนะนำให้มีระบบลงชื่อยืม-คืนแฟ้มทุกครั้ง เช่น มีสมุดหรือระบบออนไลน์บันทึกวันยืม ใครยืม และกำหนดวันคืน ระบบนี้ช่วยให้ติดตามได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใคร ป้องกันการสูญหายหรือหาไม่เจอเมื่อต้องใช้ การมีวินัยยืม-คืนจะช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบได้ในระยะยาว
การสร้างนิสัยจัดเก็บเอกสารกลับเข้าที่หลังใช้งานเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยรักษาระบบการจัดเก็บเอกสารให้คงอยู่ ควรอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบการจัดเก็บเอกสารขององค์กร และเน้นย้ำให้ทุกคนปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด นิสัยเล็ก ๆ นี้จะช่วยป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายและลดความขัดแย้งระหว่างพนักงาน
แม้จัดเก็บดีแค่ไหน ก็ยังควรมีวันตรวจเช็กเอกสารเป็นระยะ อาจกำหนดเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อตรวจดูว่าเอกสารครบถ้วน ไม่มีหายหรือวางผิดที่ และยังมีสภาพสมบูรณ์ดี การตรวจเช็กช่วยให้รู้ว่าต้องทำลายอะไร ต้องจัดหมวดอะไรเพิ่ม หรือปรับพื้นที่เก็บให้เหมาะกับงานใหม่ ๆ
นอกจากเอกสารกระดาษแล้ว หลายองค์กรหันมาเก็บไฟล์แบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น เพื่อความสะดวกและประหยัดพื้นที่ การสแกนไฟล์แล้วเก็บในโฟลเดอร์ออนไลน์ เช่น Google Drive หรือ Cloud Storage พร้อมตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับหมวดหมู่ จะช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย ควรตั้งสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลด้วย
ระยะเวลาการเก็บเอกสารขึ้นอยู่กับประเภทและความสำคัญ โดยทั่วไปเอกสารทางบัญชีควรเก็บอย่างน้อย 5 ปี เอกสารภาษีอาจต้องเก็บ 5-7 ปี สัญญาและข้อตกลงควรเก็บจนหมดอายุสัญญาและต่ออายุได้ หากเอกสารเกี่ยวข้องกับกฎหมายหรือคดีความ ควรเก็บจนกว่าจะหมดอายุความตามกฎหมาย
การจัดเก็บเอกสารมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและถูกต้อง ป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร เพิ่มความเป็นระเบียบในการทำงาน และรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานราชการ รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเมื่อจำเป็น
ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารที่ดี คือ ประหยัดเวลาในการค้นหา เพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูล และช่วยในการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจ
ข้อเสีย คือ ต้องใช้เวลาในการจัดระบบเบื้องต้น ต้องมีพื้นที่เก็บเอกสาร และต้องมีการบำรุงรักษาระบบอย่างสม่ำเสมอ
การจัดเก็บเอกสารไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากเริ่มจากจัดพื้นที่ให้เหมาะสม แยกประเภทให้ละเอียด ใช้แฟ้มและป้ายชื่อชัดเจน จัดเรียงอย่างเป็นระบบ ฝึกนิสัยเก็บเข้าที่และตรวจสอบเป็นประจำ เท่านี้ก็ไม่ต้องเสียเวลาปวดหัวหาเอกสารอีกต่อไป
หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยออกแบบออฟฟิศ หรือรีโนเวทออฟฟิศให้เป็นระเบียบและเหมาะกับการใช้งาน Siam Okamura ให้บริการออกแบบออฟฟิศสำนักงาน พร้อมดูแลตั้งแต่การวางแผน ไปจนถึงการจัดวางผังและออกแบบสภาพแวดล้อมให้ตอบโจทย์การทำงาน รวมถึงจัดจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพจากญี่ปุ่น ที่จะช่วยเติมเต็มออฟฟิศของคุณให้พร้อมใช้งานอย่างมีสไตล์และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่