เทคนิคการจัดเก็บเอกสาร หมดปัญหาเอกสารหาย

4 ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารฉบับเริ่มต้น

สำหรับคนที่เจอปัญหาไม่รู้จะเริ่มอย่างไร ลองทำตามขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร 4 ขั้นตอนง่าย ๆ นี้ดู

1. รวบรวมเอกสารทั้งหมด

ขั้นตอนแรกสำหรับวิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ คือการเอาเอกสารออกมากองรวมกันในที่เดียว ไม่ว่าจะอยู่บนโต๊ะ ในลิ้นชัก หรือในกล่องเก่า ๆ การเห็นภาพรวมทั้งหมดจะช่วยให้เรารู้ว่ามีเอกสารมากแค่ไหน

2. คัดแยกและแบ่งหมวดหมู่

เมื่อเอกสารมากองรวมกันแล้ว ให้เริ่มคัดแยก แบ่งเป็น 3 กองง่าย ๆ คือ เก็บไว้ รอดำเนินการ และ ทิ้ง จากนั้น นำกองที่ต้อง “เก็บไว้” มาแบ่งเป็นหมวดหมู่หลัก ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บเอกสาร เช่น หมวดการเงิน หมวดสัญญา หมวดลูกค้า หรือหมวดบุคคล 

3. จัดเก็บเข้าแฟ้มและชั้นวาง

เมื่อได้หมวดหมู่แล้ว ก็นำเอกสารเหล่านั้นมาเก็บเข้าแฟ้มที่เตรียมไว้ เอกสารไหนใช้บ่อยอาจใส่แฟ้มซองใสเพื่อให้หยิบง่าย เอกสารไหนเก็บยาวให้ใส่แฟ้มสันกว้าง ติดป้ายชื่อที่สันแฟ้มให้ชัดเจน แล้วนำไปเรียงบนชั้นหรือในตู้ที่กำหนดไว้

4. กำหนดวันทำลายเอกสาร

เอกสารหลายอย่างมีอายุการใช้งาน เช่น ใบเสร็จ หรือเอกสารทางบัญชี วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ คือควรกำหนดนโยบายให้ชัดเจนว่าจะเก็บเอกสารแต่ละประเภทไว้นานแค่ไหน เมื่อถึงกำหนดก็ให้นำไปทำลายทิ้ง เพื่อป้องกันไม่ให้ตู้เก็บเอกสารเต็มโดยไม่จำเป็น

อุปกรณ์ที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร

อุปกรณ์ที่ต้องเตรียมมีดังนี้

ตู้และชั้นเก็บเอกสาร

วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้เรียบร้อย คือการมีตู้และชั้นสำหรับเก็บเอกสารโดยเฉพาะ จะช่วยสร้างพื้นที่จัดเก็บที่เป็นสัดส่วนและเป็นระเบียบเรียบร้อย การเลือกตู้ที่มีขนาดพอดีกับพื้นที่และปริมาณเอกสาร จะช่วยให้ห้องทำงานดูโล่งสะอาดตา และทำให้ทุกคนในออฟฟิศรู้ว่าเอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน

แฟ้มเอกสาร

แฟ้มเอกสารช่วยแยกประเภทเอกสารออกจากกัน ทำให้เอกสารไม่กระจัดกระจาย การเลือกใช้แฟ้มให้เหมาะกับงาน เช่น แฟ้มสันกว้างสำหรับเก็บเอกสารโครงการหนา ๆ หรือแฟ้มซองสำหรับเอกสารสำคัญ จะช่วยปกป้องเอกสารจากรอยยับและความเสียหาย ทำให้การค้นหาในภายหลังง่ายขึ้น

ป้ายกำกับ หรือ ป้ายสติกเกอร์

ป้ายกำกับคือตัวช่วยที่ทำให้เราหาเอกสารเจอได้ในไม่กี่วินาที การติดป้ายที่สันแฟ้มหรือหน้ากล่องเอกสารให้ชัดเจน จะช่วยบอกได้ทันทีว่าข้างในคือเอกสารอะไร ไม่ต้องเสียเวลาดึงออกมาเปิดดูทีละแฟ้ม เป็นวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยประหยัดเวลาทำงานได้มาก

กล่องเก็บเอกสาร

สำหรับเอกสารที่ยังไม่ค่อยได้ใช้งาน หรือเอกสารเก่าที่ต้องเก็บไว้ตามกฎหมายแต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้มือ กล่องเก็บเอกสารคือตัวเลือกที่ดีที่สุด กล่องจะช่วยปกป้องเอกสารจากฝุ่นและความชื้น และยังช่วยให้เราจัดเก็บเอกสารจำนวนมากซ้อนกันได้อย่างเป็นระเบียบ เพื่อรอการย้ายไปเก็บหรือรอทำลาย

เครื่องทำลายเอกสาร

ในออฟฟิศมักมีเอกสารที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคล การทิ้งเอกสารเหล่านี้ลงถังขยะธรรมดาอาจเสี่ยงต่อการรั่วไหล เครื่องทำลายเอกสารจึงเป็นอุปกรณ์จำเป็นมากที่จะช่วยกำจัดเอกสารที่ไม่ใช้แล้วได้อย่างปลอดภัย ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่ตกไปอยู่ในมือคนอื่น

5 เทคนิควิธีการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง

การจัดเก็บเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ถ้าลองใช้เทคนิคเหล่านี้

1. จัดพื้นที่เก็บเอกสารให้เหมาะสมและเข้าถึงง่าย

เริ่มต้นจากการกำหนดพื้นที่จัดเก็บเอกสารให้เป็นสัดส่วน เลือกมุมที่ไม่เกะกะและสะดวกต่อการหยิบใช้ เช่น มุมตู้เอกสารหรือชั้นวางข้างโต๊ะทำงาน จัดเรียงตู้หรือชั้นให้เหมาะกับปริมาณเอกสาร เพื่อป้องกันเอกสารกองพะเนินหรือวางกระจัดกระจาย การมีพื้นที่จัดเก็บที่ชัดเจน ช่วยให้ทุกคนในทีมรู้ว่าควรนำเอกสารไปเก็บตรงไหน และค้นหาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้

 2. แบ่งหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบ

ก่อนการจัดเก็บเอกสารทุกครั้ง ควรจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อความเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ควรจัดแบ่งตามประเภทและความจำเป็นในการใช้งาน

ตัวอย่างการจัดแฟ้มเอกสารแบบแบ่งหมวดหมู่ที่แนะนำ

• เอกสารการเงินและงบประมาณ (แบ่งย่อยเป็นใบเสร็จ ใบเรียกเก็บเงิน รายจ่าย)
• เอกสารบริหารบุคคล
• หนังสือโต้ตอบทั่วไป
• เอกสารกฎหมายและสัญญา
• รายงานและเอกสารการประชุม
• เอกสารสำคัญมาก (ห้ามสูญหาย)
• เอกสารเบ็ดเตล็ด

3. คัดแยกเอกสารที่ใช้งานจริงกับที่ควรทิ้ง

เมื่อเอกสารเยอะจนล้นตู้ ควรมีรอบคัดแยกเอกสารที่ยังใช้กับที่หมดความจำเป็น เช่น เอกสารที่หมดอายุแล้วหรือสำเนาซ้ำซ้อน ถ้าไม่มีกฎชัดเจน เอกสารจะพอกพูนเรื่อย ๆ จนหาของยาก ควรหากล่องแยกเอกสารสำหรับทำลายหรือส่งทำลายแบบปลอดภัย เพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล เมื่อคัดแยกเอกสารแล้วพื้นที่เก็บจะโล่งขึ้นทันตา

4. ฝึกนิสัยจัดเก็บเอกสารทุกชิ้นเข้าที่หลังใช้งาน

การสร้างนิสัยจัดเก็บเอกสารกลับเข้าที่หลังใช้งานเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยรักษาระบบการจัดเก็บเอกสารให้คงอยู่ ควรอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบการจัดเก็บเอกสารขององค์กร และเน้นย้ำให้ทุกคนปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด นิสัยเล็ก ๆ นี้จะช่วยป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายและลดความขัดแย้งระหว่างพนักงาน

5. ตรวจเช็กเอกสารเป็นประจำ

แม้จัดเก็บดีแค่ไหน ก็ยังควรมีวันตรวจเช็กเอกสารเป็นระยะ อาจกำหนดเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อตรวจดูว่าเอกสารครบถ้วน ไม่มีหายหรือวางผิดที่ และยังมีสภาพสมบูรณ์ดี การตรวจเช็กช่วยให้รู้ว่าต้องทำลายอะไร ต้องจัดหมวดอะไรเพิ่ม หรือปรับพื้นที่เก็บให้เหมาะกับงานใหม่ ๆ 

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

นอกจากเอกสารกระดาษแล้ว หลายองค์กรหันมาเก็บไฟล์แบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น เพื่อความสะดวกและประหยัดพื้นที่ การสแกนไฟล์แล้วเก็บในโฟลเดอร์ออนไลน์ เช่น Google Drive หรือ Cloud Storage พร้อมตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับหมวดหมู่ จะช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย ควรตั้งสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลด้วย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร

1. การจัดเก็บเอกสารควรเก็บไว้กี่ปี

ระยะเวลาการเก็บเอกสารขึ้นอยู่กับประเภทและความสำคัญ โดยทั่วไปเอกสารทางบัญชีควรเก็บอย่างน้อย 5 ปี เอกสารภาษีอาจต้องเก็บ 5-7 ปี สัญญาและข้อตกลงควรเก็บจนหมดอายุสัญญาและต่ออายุได้ หากเอกสารเกี่ยวข้องกับกฎหมายหรือคดีความ ควรเก็บจนกว่าจะหมดอายุความตามกฎหมาย

2. วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บเอกสารคืออะไร

การจัดเก็บเอกสารมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและถูกต้อง ป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร เพิ่มความเป็นระเบียบในการทำงาน และรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานราชการ รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเมื่อจำเป็น

3. ข้อดี ข้อเสียของการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง

ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารที่ดี คือ ประหยัดเวลาในการค้นหา เพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูล และช่วยในการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจ 

ข้อเสีย คือ ต้องใช้เวลาในการจัดระบบเบื้องต้น ต้องมีพื้นที่เก็บเอกสาร และต้องมีการบำรุงรักษาระบบอย่างสม่ำเสมอ

การจัดเก็บเอกสารไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากเริ่มจากจัดพื้นที่ให้เหมาะสม แยกประเภทให้ละเอียด ใช้แฟ้มและป้ายชื่อชัดเจน จัดเรียงอย่างเป็นระบบ ฝึกนิสัยเก็บเข้าที่และตรวจสอบเป็นประจำ เท่านี้ก็ไม่ต้องเสียเวลาปวดหัวหาเอกสารอีกต่อไป

หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยออกแบบออฟฟิศ หรือรีโนเวทออฟฟิศให้เป็นระเบียบและเหมาะกับการใช้งาน Siam Okamura ให้บริการออกแบบออฟฟิศสำนักงาน พร้อมดูแลตั้งแต่การวางแผน ไปจนถึงการจัดวางผังและออกแบบสภาพแวดล้อมให้ตอบโจทย์การทำงาน รวมถึงจัดจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพจากญี่ปุ่น ที่จะช่วยเติมเต็มออฟฟิศของคุณให้พร้อมใช้งานอย่างมีสไตล์และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

• โทร. : 0-2661-5474-9
• อีเมล : webcontact@th.okamura.com