- การจัดระบบเอกสารที่ดีช่วยลดเวลาค้นหาและลดความผิดพลาดในการทำงาน
- เอกสารที่ถูกจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ
- การกำหนดขั้นตอนชัดเจนทำให้ทีมงานทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
- การใช้ตู้และอุปกรณ์ที่เหมาะสมช่วยยืดอายุเอกสาร
- การตรวจเช็กเอกสารสม่ำเสมอช่วยควบคุมปริมาณและลดความรก
ทำไมออฟฟิศต้องให้ความสำคัญการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสาร คือกระบวนการบริหารจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ประโยชน์ได้ในอนาคต เหตุผลที่ทุกออฟฟิศต้องให้ความสำคัญมีดังนี้
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดเวลาที่เสียไปกับการเดินหาเอกสาร ทำให้พนักงานเอาเวลาไปโฟกัสกับงานสำคัญได้มากขึ้น
- ป้องกันเอกสารสูญหาย เอกสารสำคัญทางกฎหมาย สัญญา หรือใบเสร็จรับเงิน หากสูญหายอาจนำมาซึ่งค่าปรับหรือคดีความได้ การจัดเก็บที่ดีคือเกราะป้องกันความเสี่ยงนี้
- สร้างภาพลักษณ์มืออาชีพ ออฟฟิศที่สะอาด เป็นระเบียบ สะท้อนถึงความใส่ใจและการจัดการที่ดี สร้างความประทับใจให้ลูกค้าหรือผู้มาติดต่อได้ทันที
- รองรับการตรวจสอบ เมื่อมีการตรวจสอบบัญชีหรือตรวจสอบภายใน การหยิบเอกสารหลักฐานออกมาแสดงได้ทันทีแสดงถึงความโปร่งใสและความพร้อมขององค์กร
ระบบการจัดเก็บเอกสาร มีอะไรบ้าง
ปัจจุบันระบบการจัดเก็บเอกสารแบ่งเป็น 2 รูปแบบ คือ
- การจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม คือการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษจริง โดยเน้นการแยกหมวดหมู่แล้วจัดเก็บลงในอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น แฟ้มเอกสาร ตู้เหล็ก หรือชั้นวาง
การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล หรืออิเล็กทรอนิกส์ คือการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัล (เช่น PDF) หรือการสร้างเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ต้น แล้วจัดเก็บผ่านซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสาร (DMS), ระบบ Cloud Storage หรือ Server ของบริษัท
4 ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารฉบับเริ่มต้น
สำหรับคนที่เจอปัญหาไม่รู้จะเริ่มอย่างไร ลองทำตามขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร 4 ขั้นตอนง่าย ๆ นี้ดู
1. รวบรวมเอกสารทั้งหมด
ขั้นตอนแรกสำหรับวิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ คือการเอาเอกสารออกมากองรวมกันในที่เดียว ไม่ว่าจะอยู่บนโต๊ะ ในลิ้นชัก หรือในกล่องเก่า ๆ การเห็นภาพรวมทั้งหมดจะช่วยให้เรารู้ว่ามีเอกสารมากแค่ไหน
2. คัดแยกและแบ่งหมวดหมู่
เมื่อเอกสารมากองรวมกันแล้ว ให้เริ่มคัดแยก แบ่งเป็น 3 กองง่าย ๆ คือ เก็บไว้ รอดำเนินการ และ ทิ้ง จากนั้น นำกองที่ต้อง “เก็บไว้” มาแบ่งเป็นหมวดหมู่หลัก ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บเอกสาร เช่น หมวดการเงิน หมวดสัญญา หมวดลูกค้า หรือหมวดบุคคล
3. จัดเก็บเข้าแฟ้มและชั้นวาง
เมื่อได้หมวดหมู่แล้ว ก็นำเอกสารเหล่านั้นมาเก็บเข้าแฟ้มที่เตรียมไว้ เอกสารไหนใช้บ่อยอาจใส่แฟ้มซองใสเพื่อให้หยิบง่าย เอกสารไหนเก็บยาวให้ใส่แฟ้มสันกว้าง ติดป้ายชื่อที่สันแฟ้มให้ชัดเจน แล้วนำไปเรียงบนชั้นหรือในตู้ที่กำหนดไว้
4. กำหนดวันทำลายเอกสาร
เอกสารหลายอย่างมีอายุการใช้งาน เช่น ใบเสร็จ หรือเอกสารทางบัญชี วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ คือควรกำหนดนโยบายให้ชัดเจนว่าจะเก็บเอกสารแต่ละประเภทไว้นานแค่ไหน เมื่อถึงกำหนดก็ให้นำไปทำลายทิ้ง เพื่อป้องกันไม่ให้ตู้เก็บเอกสารเต็มโดยไม่จำเป็น
อุปกรณ์ที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร
อุปกรณ์ที่ดีช่วยให้วิธีการจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพและยั่งยืน
ตู้และชั้นเก็บเอกสาร
วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้เรียบร้อย คือการมีตู้และชั้นสำหรับเก็บเอกสารโดยเฉพาะ จะช่วยสร้างพื้นที่จัดเก็บที่เป็นสัดส่วนและเป็นระเบียบเรียบร้อย การเลือกตู้ที่มีขนาดพอดีกับพื้นที่และปริมาณเอกสาร จะช่วยให้ห้องทำงานดูโล่งสะอาดตา และทำให้ทุกคนในออฟฟิศรู้ว่าเอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน
แฟ้มเอกสาร
แฟ้มเอกสารช่วยแยกประเภทเอกสารออกจากกัน ทำให้เอกสารไม่กระจัดกระจาย การเลือกใช้แฟ้มให้เหมาะกับงาน เช่น แฟ้มสันกว้างสำหรับเก็บเอกสารโครงการหนา ๆ หรือแฟ้มซองสำหรับเอกสารสำคัญ จะช่วยปกป้องเอกสารจากรอยยับและความเสียหาย ทำให้การค้นหาในภายหลังง่ายขึ้น
ป้ายกำกับ หรือ ป้ายสติกเกอร์
ป้ายกำกับคือตัวช่วยที่ทำให้เราหาเอกสารเจอได้ในไม่กี่วินาที การติดป้ายที่สันแฟ้มหรือหน้ากล่องเอกสารให้ชัดเจน จะช่วยบอกได้ทันทีว่าข้างในคือเอกสารอะไร ไม่ต้องเสียเวลาดึงออกมาเปิดดูทีละแฟ้ม เป็นวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยประหยัดเวลาทำงานได้มาก
กล่องเก็บเอกสาร
สำหรับเอกสารที่ยังไม่ค่อยได้ใช้งาน หรือเอกสารเก่าที่ต้องเก็บไว้ตามกฎหมายแต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้มือ กล่องเก็บเอกสารคือตัวเลือกที่ดีที่สุด กล่องจะช่วยปกป้องเอกสารจากฝุ่นและความชื้น และยังช่วยให้เราจัดเก็บเอกสารจำนวนมากซ้อนกันได้อย่างเป็นระเบียบ เพื่อรอการย้ายไปเก็บหรือรอทำลาย
เครื่องทำลายเอกสาร
ในออฟฟิศมักมีเอกสารที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคล การทิ้งเอกสารเหล่านี้ลงถังขยะธรรมดาอาจเสี่ยงต่อการรั่วไหล เครื่องทำลายเอกสารจึงเป็นอุปกรณ์จำเป็นมากที่จะช่วยกำจัดเอกสารที่ไม่ใช้แล้วได้อย่างปลอดภัย ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่ตกไปอยู่ในมือคนอื่น
9 เทคนิควิธีการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง
วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ จะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ถ้าลองใช้เทคนิคเหล่านี้
1. จัดพื้นที่เก็บเอกสารให้เหมาะสมและเข้าถึงง่าย
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารเริ่มต้นจากการกำหนดพื้นที่จัดเก็บเอกสารให้เป็นสัดส่วน เลือกมุมที่ไม่เกะกะและสะดวกต่อการหยิบใช้ เช่น มุมตู้เอกสารหรือชั้นวางข้างโต๊ะทำงาน จัดเรียงตู้หรือชั้นให้เหมาะกับปริมาณเอกสาร เพื่อป้องกันเอกสารกองพะเนินหรือวางกระจัดกระจาย การมีพื้นที่จัดเก็บที่ชัดเจน ช่วยให้ทุกคนในทีมรู้ว่าควรนำเอกสารไปเก็บตรงไหน และค้นหาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้
2. แบ่งหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบ
ก่อนการจัดเก็บเอกสารทุกครั้ง ควรจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อความเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ควรจัดแบ่งตามประเภทและความจำเป็นในการใช้งาน
ตัวอย่างการจัดแฟ้มเอกสารแบบแบ่งหมวดหมู่ที่แนะนำ
- เอกสารการเงินและงบประมาณ (แบ่งย่อยเป็นใบเสร็จ ใบเรียกเก็บเงิน รายจ่าย)
- เอกสารบริหารบุคคล
- หนังสือโต้ตอบทั่วไป
- เอกสารกฎหมายและสัญญา
- รายงานและเอกสารการประชุม
- เอกสารสำคัญมาก (ห้ามสูญหาย)
- เอกสารเบ็ดเตล็ด
3. คัดแยกเอกสารที่ใช้งานจริงกับที่ควรทิ้ง
เมื่อเอกสารเยอะจนล้นตู้ ควรมีรอบคัดแยกเอกสารที่ยังใช้กับที่หมดความจำเป็น เช่น เอกสารที่หมดอายุแล้วหรือสำเนาซ้ำซ้อน ถ้าไม่มีกฎชัดเจน เอกสารจะพอกพูนเรื่อย ๆ จนหาของยาก ควรหากล่องแยกเอกสารสำหรับทำลายหรือส่งทำลายแบบปลอดภัย เพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล เมื่อคัดแยกเอกสารแล้วพื้นที่เก็บจะโล่งขึ้นทันตา
4. ฝึกนิสัยจัดเก็บเอกสารทุกชิ้นเข้าที่หลังใช้งาน
การสร้างนิสัยจัดเก็บเอกสารกลับเข้าที่หลังใช้งานเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยรักษาระบบการจัดเก็บเอกสารให้คงอยู่ ควรอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบการจัดเก็บเอกสารขององค์กร และเน้นย้ำให้ทุกคนปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด นิสัยเล็ก ๆ นี้จะช่วยป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายและลดความขัดแย้งระหว่างพนักงาน
5. ตรวจเช็กเอกสารเป็นประจำ
แม้จัดเก็บดีแค่ไหน ก็ยังควรมีวันตรวจเช็กเอกสารเป็นระยะ อาจกำหนดเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อตรวจดูว่าเอกสารครบถ้วน ไม่มีหายหรือวางผิดที่ และยังมีสภาพสมบูรณ์ดี การตรวจเช็กช่วยให้รู้ว่าต้องทำลายอะไร ต้องจัดหมวดอะไรเพิ่ม หรือปรับพื้นที่เก็บให้เหมาะกับงานใหม่ ๆ
6. ใช้รหัสสี (Color Coding) ช่วยการจดจำ
นอกจากการแบ่งหมวดหมู่ด้วยตัวอักษรแล้ว การนำ “ระบบสี” มาใช้จะช่วยให้สมองจดจำและแยกแยะประเภทเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น ลองกำหนดสีประจำหมวดหมู่ให้ชัดเจน เช่น สีแดงสำหรับเอกสารด่วนหรือเอกสารสำคัญมาก สีน้ำเงินสำหรับสัญญาและเอกสารลูกค้า สีเขียวสำหรับใบเสร็จและการเงิน วิธีนี้จะช่วยให้กวาดตามองหาแฟ้มที่ต้องการได้ทันที และยังทำให้สังเกตเห็นได้ง่ายหากมีใครเผลอนำแฟ้มไปเก็บผิดหมวดหมู่
7. ติดป้ายกำกับที่สันแฟ้มให้ชัดเจน
การติดป้ายกำกับ (Label) โดยพิมพ์ป้ายระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อหมวดหมู่ ปี พ.ศ. และเลขที่เอกสาร ด้วยฟอนต์ขนาดใหญ่ที่อ่านง่าย แปะไว้ที่สันแฟ้มและหน้ากล่องเก็บเอกสารเสมอ วิธีนี้จะช่วยลดเวลาในการดึงแฟ้มออกมาเปิดดูทีละเล่ม และช่วยให้เพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ สามารถค้นหาเอกสารแทนเราได้ถูกต้อง
8. จัดเก็บในแนวตั้งประหยัดพื้นที่กว่า
หลีกเลี่ยงการวางเอกสารซ้อนทับกันเป็นตั้งสูง ๆ แบบแนวนอน เพราะนอกจากจะทำให้หยิบเอกสารใบล่างสุดยากแล้ว ยังเสี่ยงต่อการทำกองเอกสารถล่มลงมาเสียหาย ควรเปลี่ยนมาใช้การจัดเก็บแบบแนวตั้ง (Vertical Filing) โดยใส่เอกสารในแฟ้มหรือกล่องใส่เอกสาร แล้วเรียงบนชั้นเหมือนการเรียงหนังสือ วิธีนี้ช่วยให้ใช้พื้นที่ในตู้ได้อย่างคุ้มค่า มองเห็นสันแฟ้มได้ครบทุกเล่ม และหยิบใช้งานได้สะดวกโดยไม่รบกวนเอกสารชุดอื่น
9. จัดทำดัชนีรายการเอกสาร
เมื่อเก็บเอกสารลงกล่องหรือตู้จำนวนมาก การมี “แผนที่” บอกตำแหน่งเป็นสิ่งสำคัญ ลองจัดทำสมุดทะเบียนคุม หรือไฟล์รายการที่ระบุชัดเจนว่าเอกสารชุดไหน อยู่ในตู้เบอร์อะไร ชั้นไหน หรือกล่องหมายเลขใด วิธีนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบตำแหน่งของเอกสารได้ทันทีโดยไม่ต้องเดินไปรื้อค้นทีละตู้ ช่วยบริหารจัดการคลังเอกสารปริมาณมหาศาลได้อย่างอยู่หมัด
การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
นอกจากเอกสารกระดาษแล้ว หลายองค์กรหันมาเก็บไฟล์แบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น เพื่อความสะดวกและประหยัดพื้นที่ การสแกนไฟล์แล้วเก็บในโฟลเดอร์ออนไลน์ เช่น Google Drive หรือ Cloud Storage พร้อมตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับหมวดหมู่ จะช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย ควรตั้งสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลด้วย
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร
1. การจัดเก็บเอกสารควรเก็บไว้กี่ปี
ระยะเวลาการเก็บเอกสารขึ้นอยู่กับประเภทและความสำคัญ โดยทั่วไปเอกสารทางบัญชีควรเก็บอย่างน้อย 5 ปี เอกสารภาษีอาจต้องเก็บ 5-7 ปี สัญญาและข้อตกลงควรเก็บจนหมดอายุสัญญาและต่ออายุได้ หากเอกสารเกี่ยวข้องกับกฎหมายหรือคดีความ ควรเก็บจนกว่าจะหมดอายุความตามกฎหมาย
2. วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บเอกสารคืออะไร
การจัดเก็บเอกสารมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและถูกต้อง ป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร เพิ่มความเป็นระเบียบในการทำงาน และรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานราชการ รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเมื่อจำเป็น
3. ข้อดี ข้อเสียของการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง
ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารที่ดี คือ ประหยัดเวลาในการค้นหา เพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูล และช่วยในการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจ
ข้อเสีย คือ ต้องใช้เวลาในการจัดระบบเบื้องต้น ต้องมีพื้นที่เก็บเอกสาร และต้องมีการบำรุงรักษาระบบอย่างสม่ำเสมอ
4. จำเป็นต้องเก็บทั้งกระดาษและดิจิทัลไหม
เอกสารสำคัญควรมีทั้งสองแบบ เพื่อป้องกันความเสียหายและรองรับการตรวจสอบ
5. ใครควรรับผิดชอบระบบเอกสารในองค์กร
ควรกำหนดผู้ดูแลชัดเจน เพื่อควบคุมมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
6. ถ้าเอกสารเยอะมาก ควรเริ่มจัดเก็บจากจุดไหนก่อน
ให้เริ่มจาก “การคัดทิ้ง” เป็นอันดับแรก กำจัดขยะและสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อลดปริมาณเอกสาร จากนั้นแยกประเภทหมวดหมู่ใหญ่ ๆ ก่อนลงรายละเอียด
การจัดเก็บเอกสารไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากเริ่มจากจัดพื้นที่ให้เหมาะสม แยกประเภทให้ละเอียด ใช้แฟ้มและป้ายชื่อชัดเจน จัดเรียงอย่างเป็นระบบ ฝึกนิสัยเก็บเข้าที่และตรวจสอบเป็นประจำ เท่านี้ก็ไม่ต้องเสียเวลาปวดหัวหาเอกสารอีกต่อไป
หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยออกแบบออฟฟิศ หรือรีโนเวทออฟฟิศให้เป็นระเบียบและเหมาะกับการใช้งาน Siam Okamura ให้บริการออกแบบออฟฟิศสำนักงาน พร้อมดูแลตั้งแต่การวางแผน ไปจนถึงการจัดวางผังและออกแบบสภาพแวดล้อมให้ตอบโจทย์การทำงาน รวมถึงจัดจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพจากญี่ปุ่น ที่จะช่วยเติมเต็มออฟฟิศของคุณให้พร้อมใช้งานอย่างมีสไตล์และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
- โทร. : 0-2661-5474-9
- อีเมล : webcontact@th.okamura.com