Workforce Planning คืออะไร พร้อม 6 ขั้นตอนวางแผนกำลังคนสู่อนาคต

ปัจจุบันองค์กรต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยี รูปแบบการทำงาน หรือการแข่งขันทางธุรกิจที่เข้มข้นขึ้น การบริหารทรัพยากรบุคคลจึงไม่ใช่แค่การสรรหาพนักงานให้ครบตามจำนวน แต่ต้องวางแผนให้มีคนที่เหมาะสมกับงานในเวลาที่ต้องการด้วย หลายองค์กรจึงเริ่มนำแนวคิด Workforce Planning มาใช้ แต่ Workforce Planning คืออะไร และมีบทบาทอย่างไรต่อการเติบโตของธุรกิจ บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจตั้งแต่ความหมาย ประโยชน์ ไปจนถึงขั้นตอนการวางแผนกำลังคนที่ช่วยให้องค์กรเตรียมพร้อมสำหรับอนาคตได้อย่างเป็นระบบและมีทิศทางมากขึ้น

การวางแผนกำลังคน Workforce Planning คืออะไร

การวางแผนกำลังคน หรือ Workforce Planning คือกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารใช้เพื่อวิเคราะห์และเตรียมความพร้อมด้านบุคลากร ทั้งสำหรับสถานการณ์ปัจจุบันและสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เป้าหมายของการทำ Workforce Planning คือการทำให้องค์กรมีพนักงานที่เหมาะสม มีทักษะตรงกับงาน และเข้ามาทำงานในช่วงเวลาที่พอดี การวางแผนนี้ไม่ได้มีแค่การประกาศรับสมัครคนใหม่เพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงการพัฒนาทักษะพนักงานเดิม การโยกย้ายตำแหน่ง การบริหารงบประมาณจ้างงาน ไปจนถึงการสร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยรักษาคนเก่งให้อยู่กับบริษัทต่อไป

Workforce Planning มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

การวางแผนกำลังคนอย่างเป็นระบบช่วยให้องค์กรรับมือกับความไม่แน่นอนได้ดีขึ้น และส่งผลดีต่อการเติบโตทางธุรกิจหลายด้าน ดังนี้

• ช่วยจัดสรรจำนวนพนักงานให้พอดีกับปริมาณงาน ลดปัญหาพนักงานทำงานหนักเกินไปหรือจ้างคนมากเกินความจำเป็น
• ช่วยให้มองเห็นช่องว่างด้านทักษะ นำไปสู่การจัดคอร์สฝึกอบรมหรือพัฒนาศักยภาพพนักงานได้อย่างตรงจุด
• เตรียมความพร้อมสำหรับตำแหน่งงานสำคัญ หากมีพนักงานลาออกก็มีคนที่มีศักยภาพพร้อมก้าวขึ้นมาทดแทนได้ทันที
• ควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายด้านแรงงานให้อยู่ในเกณฑ์ที่กำหนด ป้องกันปัญหางบประมาณบานปลาย
• เพิ่มความยืดหยุ่นในการปรับโครงสร้างทีมงานให้สอดรับกับเป้าหมายทางธุรกิจที่อาจเปลี่ยนไปตามเทรนด์ตลาด

ขั้นตอนการทำ Workforce Planning

กระบวนการ Workforce Planning แบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. วิเคราะห์เป้าหมายและทิศทางธุรกิจในระยะยาว

ขั้นตอนแรกของ Workforce Planning คือการทำความเข้าใจว่าองค์กรกำลังมุ่งหน้าไปทางไหน ไม่ว่าจะเป็นการขยายสาขา เปิดตลาดใหม่ พัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือปรับใช้เทคโนโลยีเพิ่มเติม เมื่อมองเห็นเป้าหมายในอนาคตอย่างชัดเจน องค์กรจะสามารถประเมินได้ว่าจำเป็นต้องใช้บุคลากรประเภทใด จำนวนเท่าใด และต้องมีทักษะอะไรบ้าง เพื่อสนับสนุนการเติบโตในระยะยาว

2. ประเมินศักยภาพของพนักงานในปัจจุบัน

เมื่อรู้เป้าหมายแล้ว ลำดับต่อมาคือการหันกลับมามองทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่จริงในองค์กร ต้องทำการรวบรวมข้อมูลจำนวนพนักงานทั้งหมด แบ่งตามแผนก สำรวจทักษะ ความสามารถ ประสบการณ์ รวมถึงประเมินปริมาณงานที่พนักงานแต่ละคนกำลังรับผิดชอบอยู่ ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้เห็นภาพรวมว่าองค์กรมีความแข็งแกร่งในจุดใดและยังมีข้อจำกัดในเรื่องใดบ้าง

3. คาดการณ์ความต้องการกำลังคนในอนาคต

ขั้นตอนนี้คือการมองไปข้างหน้าว่าองค์กรจะต้องการกำลังคนลักษณะใด รูปแบบการทำงานจะเปลี่ยนไปหรือไม่ การคาดการณ์ที่ดีต้องอาศัยข้อมูลจากหลายส่วน เช่น แผนการเงิน สถิติการลาออกของพนักงาน แนวโน้มตลาดแรงงาน รวมถึงการพูดคุยกับหัวหน้างานแต่ละฝ่ายเพื่อประเมินว่าในอนาคตต้องการพนักงานตำแหน่งใดเพิ่ม และต้องใช้ทักษะแบบไหนเป็นพิเศษ

4. วิเคราะห์ช่องว่างของกำลังคนและทักษะ

การทำ Gap Analysis หรือวิเคราะห์ช่องว่าง คือการนำข้อมูลจากขั้นตอนที่สองและสามมาเปรียบเทียบกัน เพื่อหาคำตอบว่ากำลังคนที่มีอยู่กับกำลังคนที่ต้องการนั้นแตกต่างกันมากน้อยเพียงใด การหาช่องว่างเจอจะทำให้รู้ว่าแผนกไหนคนขาด แผนกไหนคนล้น หรือทักษะใดที่พนักงานยังทำไม่ได้ 

5. วางแผนแก้ไขและนำไปใช้งานจริง

นำผลวิเคราะห์ที่ได้มาสร้างเป็นกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการจริง ไม่ว่าจะเป็นการเปิดรับสมัครพนักงานใหม่ การโยกย้ายตำแหน่งงานภายใน การจัดโปรแกรม Upskill และ Reskill ให้พนักงานเดิม ไปจนถึงการทำแผนสืบทอดตำแหน่งเพื่อเตรียมคนให้พร้อมขึ้นเป็นหัวหน้างานในอนาคต จากนั้นนำแผนทั้งหมดไปบังคับใช้ร่วมกับทุกฝ่ายในองค์กร

6. ติดตามผลและปรับแผนอย่างต่อเนื่อง

การวางแผนแรงงานไม่ใช่สิ่งที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจบ แต่ต้องมีการติดตามและวัดผลเป็นระยะ เพื่อดูว่าแผนที่วางไว้สามารถแก้ปัญหาพนักงานขาดแคลนหรือยกระดับทักษะได้จริงหรือไม่ หากพบว่ามีปัจจัยภายนอกเข้ามากระทบ ก็ต้องมีความยืดหยุ่นและพร้อมที่จะปรับปรุงแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปอยู่เสมอ

ตัวอย่าง Workforce Planning ที่นำไปใช้ได้จริงในองค์กร

สมมติว่าองค์กรด้านเทคโนโลยีมีแผนขยายทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ภายใน 2 ปีข้างหน้า โดยตั้งเป้าเพิ่มลูกค้าองค์กรอีก 50% จากการทำ Workforce Planning พบว่าปัจจุบันมีนักพัฒนาเพียง 20 คน แต่ในอนาคตต้องใช้ 35 คน และยังขาดผู้เชี่ยวชาญด้าน AI อีกหลายตำแหน่ง

องค์กรจึงวางแผนดำเนินการดังนี้

1. เปิดรับสมัครนักพัฒนาเพิ่มเติมล่วงหน้า
2. จัดโปรแกรม Upskill ให้ทีมงานปัจจุบัน
3. เตรียมผู้สืบทอดตำแหน่งหัวหน้าทีม
4. ปรับโครงสร้างทีมให้รองรับการขยายตัว
5. ติดตามผลทุกไตรมาสและปรับแผนตามสถานการณ์

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเติบโตได้ตามเป้าหมายโดยไม่ประสบปัญหาขาดแคลนบุคลากรในช่วงสำคัญ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) 

การวางแผนกำลังคนกับการ Recruit ต่างกันอย่างไร

การ Recruit จะเน้นไปที่การหาคนภายนอกเข้ามาเติมเต็มตำแหน่งที่ว่างลงแบบเฉพาะหน้า แต่ Workforce Planning คือการมองภาพรวมระยะยาว ครอบคลุมทั้งการรับคนใหม่ การพัฒนาคนเก่า การปรับโครงสร้าง และการรักษาคนเก่งเอาไว้

Workforce กับ Manpower ต่างกันอย่างไร

Manpower มักหมายถึงปริมาณหรือจำนวนแรงงานที่ใช้ขับเคลื่อนงานให้เสร็จตามกำหนด ในขณะที่ Workforce จะมองลึกไปถึงคุณภาพ ครอบคลุมเรื่องทักษะ ความสามารถ ทัศนคติ และศักยภาพของพนักงานที่ส่งผลต่อการเติบโตขององค์กร

องค์กรควรทำการทบทวนและปรับปรุงแผนกำลังคนบ่อยแค่ไหน

ไม่มีกฎตายตัว ขึ้นอยู่กับขนาดและรูปแบบของธุรกิจ แต่โดยทั่วไปองค์กรควรทบทวนแผนกำลังคนอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง หรือทุกครั้งที่มีการปรับเปลี่ยนเป้าหมายทางธุรกิจครั้งใหญ่ การทบทวนอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้แผนงานอัปเดตและพร้อมรับมือกับความไม่แน่นอนอยู่ตลอดเวลา

สรุปบทความ

Workforce Planning คือกระบวนการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่เหมาะสมทั้งในด้านจำนวนและทักษะ โดยเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์เป้าหมายธุรกิจ ประเมินกำลังคนปัจจุบัน คาดการณ์อนาคต วิเคราะห์ช่องว่าง วางแผนแก้ไข และติดตามผลอย่างต่อเนื่อง เมื่อดำเนินการอย่างเป็นระบบ องค์กรจะสามารถลดความเสี่ยงด้านบุคลากรและรองรับการเติบโตได้อย่างมั่นคง

เมื่อองค์กรมีการวางแผนกำลังคนที่ดีแล้ว การเตรียมสถานที่ทำงานให้พร้อมรองรับพนักงานก็เป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม สภาพแวดล้อมที่ดีจะช่วยดึงดูดคนเก่งและทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุข หากองค์กรของคุณกำลังวางแผนขยายทีมงานหรือต้องการปรับปรุงพื้นที่ทำงานใหม่ การรีโนเวทออฟฟิศให้สอดรับกับจำนวนคนและรูปแบบการทำงานถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า 

Siam Okamura ให้บริการออกแบบออฟฟิศสำนักงานแบบครบวงจร เราช่วยจัดสรรพื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด พร้อมคัดสรรเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพระดับสากลที่ใส่ใจเรื่องสรีระ เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานที่สนับสนุนการเติบโตของทั้งบุคลากรและองค์กรของคุณไปพร้อมกัน สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 0-2661-5474-9 หรืออีเมล webcontact@th.okamura.com