เช็กลิสต์ 10 เครื่องใช้สำนักงานจำเป็น สำหรับออฟฟิศยุคใหม่

การจัดตั้งสำนักงานหรือออฟฟิศให้พร้อมสำหรับการทำงานนั้น นอกจากต้องหาพื้นที่และจัดวางโต๊ะเก้าอี้ให้ครบตามจำนวนพนักงานแล้ว ยังต้องจัดเตรียมอุปกรณ์และเครื่องมือต่าง ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานในแต่ละวันดำเนินไปอย่างราบรื่น บทความนี้ได้รวบรวมเช็กลิสต์อุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานสำคัญที่ทุกออฟฟิศยุคใหม่ควรมีติดไว้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่พร้อมสำหรับความสำเร็จ

10 เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง

การลงทุนกับเครื่องใช้สำนักงานที่เหมาะสมเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว แล้วอุปกรณ์สํานักงาน มีอะไรบ้าง ที่จัดว่าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับออฟฟิศยุคใหม่ มาดูเช็กลิสต์ 10 รายการสำคัญที่ขาดไม่ได้กัน

1. คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เสริม

คอมพิวเตอร์คือเครื่องมือทำงานหลักที่ขาดไม่ได้เลยในปัจจุบัน การเลือกระหว่างคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (Desktop) และคอมพิวเตอร์พกพา (Laptop) ขึ้นอยู่กับลักษณะงานและความยืดหยุ่นที่ต้องการสำหรับตำแหน่งนั้น ๆ นอกจากตัวเครื่องแล้ว อุปกรณ์เสริมก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เช่น จอภาพเสริมที่ช่วยให้ทำงานได้หลายหน้าจอพร้อมกัน เมาส์และคีย์บอร์ดที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์เพื่อลดความเมื่อยล้า ไปจนถึงหูฟังสำหรับประชุมออนไลน์ การเลือกสเปกของคอมพิวเตอร์ให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละแผนกจะช่วยให้การทำงานไหลลื่นและไม่ติดขัด

2. เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (พิมพ์ สแกน ถ่ายเอกสาร)

แม้ว่าหลายองค์กรจะปรับตัวเข้าสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่เอกสารในรูปแบบกระดาษยังคงมีความจำเป็นในหลายสถานการณ์ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่สามารถทำได้ทั้งการพิมพ์ สแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล และถ่ายสำเนาได้ในเครื่องเดียว จึงเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่คุ้มค่าอย่างยิ่ง การเลือกเครื่องพิมพ์ที่รองรับการเชื่อมต่อผ่านเครือข่าย Wi-Fi จะช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถสั่งพิมพ์งานจากอุปกรณ์ของตนเองได้อย่างสะดวกสบาย และควรพิจารณาเลือกรุ่นที่รองรับปริมาณการพิมพ์ที่เหมาะสมกับขนาดขององค์กร

3. ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตและ Wi-Fi

การลงทุนกับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้และติดตั้ง Router Wi-Fi คุณภาพดีที่สามารถกระจายสัญญาณได้ครอบคลุมทั่วทั้งพื้นที่สำนักงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้พนักงานสามารถเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่าง ๆ เข้ากับเครือข่ายได้อย่างไม่มีสะดุด ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ การส่งไฟล์ขนาดใหญ่ หรือการทำงานบนระบบคลาวด์ 

4. โปรเจคเตอร์ หรือจอภาพสำหรับห้องประชุม

ห้องประชุมคือพื้นที่สำหรับการระดมสมองและนำเสนอแนวคิดต่าง ๆ การมีโปรเจคเตอร์หรือจอภาพขนาดใหญ่จะช่วยให้ทุกคนสามารถมองเห็นข้อมูลและรายละเอียดได้อย่างชัดเจน ปัจจุบันมีจอภาพอัจฉริยะ (Interactive Display) ที่สามารถเขียนหรือสัมผัสบนจอได้ ซึ่งช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุมให้ดียิ่งขึ้น การเลือกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์พกพาได้ง่ายจะช่วยประหยัดเวลาและทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมืออาชีพ

5. ระบบโทรศัพท์และการสื่อสารภายใน

ระบบโทรศัพท์สำนักงานยังคงมีความจำเป็นสำหรับการติดต่อกับลูกค้าหรือคู่ค้าภายนอกองค์กร นอกจากนี้ การมีระบบสื่อสารภายใน เช่น โทรศัพท์ภายใน (Intercom) หรือโปรแกรมแชตสำหรับองค์กร จะช่วยให้พนักงานสามารถประสานงานกันได้อย่างรวดเร็วและเป็นส่วนตัว ลดการใช้โทรศัพท์ส่วนตัวในเรื่องงาน และทำให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น

6. โต๊ะและเก้าอี้ทำงานเพื่อสุขภาพ (Ergonomic)

พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันไปกับการนั่งทำงาน สุขภาพและสวัสดิภาพของพวกเขาจึงเป็นเรื่องที่องค์กรไม่ควรมองข้าม การลงทุนกับโต๊ะและเก้าอี้ที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ (Ergonomics) เป็นการลงทุนเพื่อสุขภาพของพนักงานในระยะยาว เก้าอี้ทำงานที่ดีควรสามารถปรับระดับความสูง พนักพิงหลัง และที่วางแขนได้ เพื่อรองรับสรีระที่แตกต่างกันของแต่ละบุคคล ส่วนโต๊ะทำงานที่ปรับระดับความสูงได้ก็เป็นอีกตัวเลือกที่จะช่วยให้พนักงานสามารถเปลี่ยนอิริยาบถระหว่างวัน ลดความเสี่ยงจากออฟฟิศซินโดรม

7. ตู้และชั้นวางสำหรับจัดเก็บเอกสาร

ถึงแม้จะเข้าสู่ยุคดิจิทัล แต่เอกสารสำคัญทางบัญชี สัญญา หรือเอกสารทางกฎหมายยังจำเป็นต้องจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ตู้และชั้นวางเอกสารที่แข็งแรงและมีขนาดเหมาะสมจะช่วยจัดระเบียบเอกสารเหล่านี้ให้เป็นที่เป็นทาง ง่ายต่อการค้นหา และป้องกันความเสียหาย การมีพื้นที่จัดเก็บที่เป็นระบบจะช่วยให้สำนักงานดูสะอาดตาและเป็นมืออาชีพ 

8. ชุดเครื่องเขียนและอุปกรณ์บนโต๊ะทำงาน

อุปกรณ์สำนักงานพื้นฐานอย่างชุดเครื่องเขียนยังคงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ปากกา ดินสอ โพสต์อิท คลิปหนีบกระดาษ กรรไกร และที่เย็บกระดาษ ควรมีเตรียมพร้อมไว้ให้พนักงานได้หยิบใช้ การจัดเตรียมอุปกรณ์เหล่านี้ไว้ในส่วนกลางหรือมีเบิกจ่ายอย่างเป็นระบบจะช่วยให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาไปกับการหาซื้อของใช้เล็ก ๆ น้อย ๆ ด้วยตนเอง และสามารถจดจ่อกับงานหลักได้อย่างเต็มที่

9. เครื่องทำลายเอกสารเพื่อความปลอดภัย

เอกสารบางประเภทมีข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทหรือข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า การทิ้งเอกสารเหล่านี้ลงในถังขยะโดยตรงอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้ เครื่องทำลายเอกสาร (Paper Shredder) จึงเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับทุกองค์กร ช่วยทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วให้เป็นชิ้นเล็ก ๆ ไม่สามารถนำกลับมาอ่านได้อีก เป็นการป้องกันข้อมูลรั่วไหลและสร้างความมั่นใจให้กับทั้งองค์กรและลูกค้า

10. ไอแพด หรือแท็บเล็ตส่วนกลาง

แท็บเล็ตเป็นอุปกรณ์อเนกประสงค์ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้หลากหลายรูปแบบในสำนักงาน สามารถใช้เป็นอุปกรณ์สำหรับให้ลูกค้าลงทะเบียนเมื่อมาติดต่อ ใช้เป็นหน้าจอแสดงผลในห้องประชุมขนาดเล็ก หรือเป็นอุปกรณ์ส่วนกลางให้พนักงานยืมไปใช้พรีเซนต์งานนอกสถานที่ ความสะดวกในการพกพาและหน้าจอสัมผัสที่ใช้งานง่าย ทำให้แท็บเล็ตเป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวและความทันสมัยให้กับการทำงานในออฟฟิศได้เป็นอย่างดี

สรุปบทความ

การจัดเตรียมเครื่องใช้สำนักงานให้ครบครันและเหมาะสมเป็นการลงทุนที่สะท้อนถึงความใส่ใจต่อบุคลากรและวิสัยทัศน์ขององค์กร นอกจากเครื่องใช้สำนักงานแล้ว การออกแบบบรรยากาศและสภาพแวดล้อมโดยรวมของออฟฟิศก็เป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ช่วยสร้างแรงบันดาลใจและส่งเสริมการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ไม่ว่าคุณจะกำลังวางแผนรีโนเวทออฟฟิศ หรือมองหาเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพสูงที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ Siam Okamura ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบออฟฟิศสำนักงาน และผู้จำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานอันดับ 1 จากประเทศญี่ปุ่น เราพร้อมให้บริการโซลูชันที่ครบวงจรเพื่อสร้างสรรค์พื้นที่ทำงานที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ