การเขียนรายงานการประชุมสำหรับมือใหม่ ฉบับเข้าใจง่าย

เมื่อถึงเวลาประชุม เรื่องหนึ่งที่คนมักกังวล คือการเขียนรายงานการประชุม หลายครั้งคนที่ได้รับหน้าที่นี้มักไม่มั่นใจว่า จะเริ่มอย่างไรดี บางคนกลัวพลาดเนื้อหาสำคัญ บางคนกลัวเขียนแล้วไม่ครบ ใครที่เพิ่งเริ่มต้น อย่าเพิ่งกังวล วันนี้เราจะมาแชร์เทคนิคง่าย ๆ ที่ทำให้การเขียนบันทึกการประชุมเป็นเรื่องง่ายขึ้น ลองอ่านแนวทางนี้แล้วนำไปปรับใช้ได้เลย

รายงานการประชุมคืออะไร

รายงานการประชุม คือเอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูลสำคัญที่เกิดขึ้นในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นความคิดเห็นของผู้เข้าร่วม ประเด็นที่หารือ และมติที่ได้จากการประชุมในแต่ละวาระ เป็นเหมือนหลักฐานที่จะใช้อ้างอิงในอนาคตหรือใช้ติดตามผลการดำเนินงานต่าง ๆ ที่ตกลงกันไว้

ความสำคัญของการเขียนรายงานการประชุม

การจัดทำบันทึกการประชุมที่ดีจะช่วยให้องค์กรมีหลักฐานการตัดสินใจที่ชัดเจน ลดความขัดแย้งจากการเข้าใจผิด และสามารถติดตามผลการดำเนินงานได้อย่างมีระบบ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าใจสถานการณ์และสามารถปฏิบัติงานต่อได้อย่างถูกต้อง

องค์ประกอบหลักของรายงานการประชุม

การเขียนรายงานการประชุมที่ครบถ้วนต้องมีองค์ประกอบหลักดังนี้

• ส่วนหัวรายงานการประชุม ระบุชื่อการประชุม ครั้งที่ และวันเดือนปี
• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ไม่มาประชุม พร้อมระบุตำแหน่งและเหตุผลการขาด
• เวลาเริ่มและสิ้นสุดการประชุม เพื่อให้ทราบระยะเวลาในการประชุม
• สถานที่จัดประชุม ระบุให้ชัดเจนว่าประชุมที่ไหน

โครงสร้างเนื้อหาของการเขียนรายงานการประชุม

เนื้อหาหลักของรายงานการประชุมจะแบ่งออกเป็นวาระต่าง ๆ ตามระเบียบวาระการประชุมที่กำหนดไว้ ซึ่งโดยทั่วไปจะมี 5 วาระหลัก

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ทราบ

วาระที่ 1 เป็นการแจ้งข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่ประธานต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ อาจเป็นนโยบายใหม่ ข้อมูลอัปเดต หรือประกาศสำคัญต่าง ๆ การจดในส่วนนี้ให้เน้นข้อมูลหลักที่ประธานแจ้ง โดยไม่ต้องจดรายละเอียดทุกคำพูด

วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

วาระที่ 2 จะมีขึ้นเมื่อไม่ใช่การประชุมครั้งแรก โดยจะเกี่ยวข้องกับการนำรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมาเสนอให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง หรือแก้ไขเพิ่มเติม หากมีข้อผิดพลาดหรือต้องการแก้ไขข้อมูล มติตรงส่วนนี้คือการรับรองว่า รายงานฉบับก่อนหน้ามีความถูกต้องสมบูรณ์

วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

วาระนี้เป็นการนำเสนอเรื่องราวหรือข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบ โดยอาจมีการอภิปรายบ้างเล็กน้อย แต่ยังไม่มีการลงมติเพื่อตัดสินใจ ถือเป็นการรายงานสถานการณ์ความคืบหน้า หรือข้อมูลเชิงลึกในประเด็นที่เกี่ยวข้อง

วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

นี่คือวาระสำคัญที่สุดของการประชุม โดยจะมีการเสนอเรื่องต่าง ๆ เพื่อให้ที่ประชุมร่วมกันพิจารณา แสดงความคิดเห็น แลกเปลี่ยนมุมมอง และนำไปสู่การลงมติหรือข้อสรุปเพื่อการดำเนินการต่อไป ในวาระนี้จะต้องบันทึกความเป็นมาของเรื่อง ความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม และมติที่ได้จากการประชุมให้ชัดเจน พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาดำเนินการหากจำเป็น

วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ

วาระนี้มีไว้สำหรับเรื่องนอกเหนือจากวาระที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือเรื่องเร่งด่วนที่จำเป็นต้องหยิบยกขึ้นมาหารือในที่ประชุม ซึ่งอาจจะมีการอภิปรายและลงมติได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับความสำคัญและเวลาที่เหมาะสม

แบบฟอร์มตัวอย่างรายงานการประชุม

ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานการประชุมที่สามารถนำไปใช้ได้

รายงานการประชุม……………………………………………………

ครั้งที่…………………..

เมื่อ…………………………….

ณ……………………………………………………………………………….

ผู้มาประชุม…………………………………………………………………………………………………..

ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)

ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) ……………………………………………………………………………

เริ่มประชุมเวลา…………………………………………………………………………………………..

(ข้อความ) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

เลิกประชุมเวลา………………………………………………………………………………………….

ผู้จดรายงานการประชุม

คำอธิบายแต่ละส่วนในแบบฟอร์ม

• รายงานการประชุม ระบุชื่อคณะที่ประชุมหรือการประชุมนั้น ๆ เช่น “รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหาร”
• ครั้งที่ ระบุลำดับครั้งที่ประชุม มี 2 วิธีให้เลือก คือ
  • แบบรายปี เช่น ครั้งที่ 1/2568 ครั้งต่อไปก็ 2/2568, 3/2568 พอขึ้นปีใหม่ จะเริ่มนับใหม่เป็น 1/2569
  • แบบจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม เช่น ครั้งที่ 36-1/2568 หมายถึง ครั้งที่ 36 นับตั้งแต่จัดประชุมคณะนี้ครั้งแรก และเป็นครั้งแรกของปี 2568
• เมื่อ ระบุวัน เดือน ปี ที่ประชุมอย่างครบถ้วน เช่น “เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2568”
• ณ ระบุสถานที่ที่ใช้เป็นที่ประชุม
• ผู้มาประชุม ระบุชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมและมาเข้าร่วม
• ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ระบุชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งแต่ไม่ได้มาประชุม พร้อมเหตุผล (ถ้าทราบ)
• ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) ระบุชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ไม่ได้เป็นคณะที่ประชุม แต่เข้าร่วมการประชุม (พร้อมหน่วยงานที่สังกัดถ้ามี)
• เริ่มประชุมเวลา ระบุเวลาที่การประชุมเริ่มต้น
• (ข้อความ) ส่วนนี้คือเนื้อหาหลักของบันทึกการประชุม ซึ่งจะเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และรายละเอียดของแต่ละวาระ รวมถึงมติหรือข้อสรุปที่ชัดเจน
• เลิกประชุมเวลา ระบุเวลาที่การประชุมสิ้นสุด
• ผู้จดรายงานการประชุม ระบุลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลของผู้รับผิดชอบการจดรายงานการประชุม

วิธีการรับรองรายงานการประชุม

การรับรองรายงานการประชุมสามารถทำได้ 3 วิธี

• รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้กับกรณีเร่งด่วน โดยให้ประธานหรือเลขานุการอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
• รับรองในการประชุมครั้งต่อไป เป็นวิธีปกติที่นิยมใช้ โดยนำรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
• รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้เมื่อไม่มีการประชุมครั้งต่อไปหรือมีระยะเวลาห่างมาก โดยส่งรายงานให้สมาชิกพิจารณารับรองภายในเวลาที่กำหนด

เทคนิคการจดบันทึกการประชุมอย่างมีระบบ

แนะนำ 3 เทคนิคง่าย ๆ ที่ช่วยให้มือใหม่เขียนบันทึกการประชุมได้รวดเร็วและครบถ้วน

1. จดรายละเอียดทุกคำพูด

วิธีนี้เหมาะกับการประชุมที่มีความสำคัญสูง หรือต้องการความแม่นยำทุกรายละเอียด ผู้จดต้องมีทักษะการฟังและการเขียนที่ดี เนื่องจากต้องบันทึกคำพูดของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนอย่างครบถ้วน แต่อาจทำให้รายงานยาวและใช้เวลามากในการอ่าน

2. จดย่อประเด็นสำคัญและเหตุผล

วิธีนี้เป็นการจดบันทึกประเด็นสำคัญและเหตุผลที่นำไปสู่มติการประชุม เหมาะกับการประชุมทั่วไป ผู้จดต้องมีความเข้าใจในเรื่องที่หารือและสามารถสรุปประเด็นได้ จะได้รายงานที่กระชับและเข้าใจง่าย

3. จดเฉพาะเหตุผลและมติการประชุม

วิธีนี้เน้นการบันทึกเฉพาะเหตุผลและมติของการประชุมเท่านั้น เหมาะกับการประชุมที่ต้องการรายงานแบบย่อ ประหยัดเวลาในการอ่านและเข้าใจง่าย แต่อาจขาดรายละเอียดที่อาจมีประโยชน์ในอนาคต

สรุปบทความ

การเขียนรายงานการประชุมที่ดีต้องมีความชัดเจน ครบถ้วน และใช้ประโยชน์ได้จริง การฝึกฝนและการเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานจะช่วยให้มือใหม่สามารถจัดทำบันทึกการประชุมที่มีคุณภาพได้ ความสำคัญคือต้องเข้าใจเนื้อหาและสามารถสรุปประเด็นสำคัญได้อย่างถูกต้อง

สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดสรรพื้นที่ห้องประชุม หรือรีโนเวทออฟฟิศให้เป็นระเบียบและเหมาะกับการใช้งาน Siam Okamura ให้บริการออกแบบออฟฟิศสำนักงาน พร้อมดูแลตั้งแต่การวางแผน ไปจนถึงการจัดวางผังและออกแบบสภาพแวดล้อมให้ตอบโจทย์การทำงาน รวมถึงจัดจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพจากญี่ปุ่น ที่จะช่วยเติมเต็มออฟฟิศของคุณให้พร้อมใช้งานอย่างมีสไตล์และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

• โทร. : 0-2661-5474-9
• อีเมล : webcontact@th.okamura.com