เทคนิคการจัดเก็บเอกสาร หมดปัญหาเอกสารหาย

July 3, 2025

ใช้เวลาอ่าน 3 นาที

เทคนิคการจัดเก็บเอกสาร หมดปัญหาเอกสารหาย

โพสใน

เอกสารกองเป็นภูเขา ถึงเวลาต้องใช้ทีไรก็เสียเวลาค้นนานจนงานสะดุด! นี่คือปัญหาที่เจ้าของธุรกิจและพนักงานหลายคนเจออยู่เป็นประจำ การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม ไม่ว่าจะที่ออฟฟิศหรือที่บ้าน ลองมาดูเทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ บอกลาเอกสารรก ป้องกันการสูญหาย

9 เทคนิควิธีการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง

การจัดเก็บเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ถ้าลองใช้เทคนิคเหล่านี้

1. จัดพื้นที่เก็บเอกสารให้เหมาะสมและเข้าถึงง่าย

เริ่มต้นจากการกำหนดพื้นที่จัดเก็บเอกสารให้เป็นสัดส่วน เลือกมุมที่ไม่เกะกะและสะดวกต่อการหยิบใช้ เช่น มุมตู้เอกสารหรือชั้นวางข้างโต๊ะทำงาน จัดเรียงตู้หรือชั้นให้เหมาะกับปริมาณเอกสาร เพื่อป้องกันเอกสารกองพะเนินหรือวางกระจัดกระจาย การมีพื้นที่จัดเก็บที่ชัดเจน ช่วยให้ทุกคนในทีมรู้ว่าควรนำเอกสารไปเก็บตรงไหน และค้นหาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้

2. จัดการเอกสารทันทีที่ได้รับ ไม่ให้สะสม

เมื่อได้รับเอกสารเข้ามา ไม่ควรปล่อยกองบนโต๊ะจนเป็นภูเขา ควรจัดการเก็บเข้าที่ทันที ทั้งใบเสร็จ สัญญา หรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ อาจจัดเข้ากล่องรับเอกสารก่อน แล้วค่อยแยกใส่แฟ้มตามหมวดหมู่เพื่อป้องกันตกหล่น การจัดเก็บทันทีช่วยลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายหรือปะปนกับงานอื่น และยังประหยัดเวลาทำงานในระยะยาว อย่าลืมเขียนวันเดือนปีกำกับไว้ทุกครั้งเพื่อให้การย้อนหาข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย

3. แบ่งหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบ

แบ่งหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบ

ก่อนการจัดเก็บเอกสารทุกครั้ง ควรจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อความเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ควรจัดแบ่งตามประเภทและความจำเป็นในการใช้งาน

ตัวอย่างหมวดหมู่ที่แนะนำ

  • เอกสารการเงินและงบประมาณ (แบ่งย่อยเป็นใบเสร็จ ใบเรียกเก็บเงิน รายจ่าย)
  • เอกสารบริหารบุคคล
  • หนังสือโต้ตอบทั่วไป
  • เอกสารกฎหมายและสัญญา
  • รายงานและเอกสารการประชุม
  • เอกสารสำคัญมาก (ห้ามสูญหาย)
  • เอกสารเบ็ดเตล็ด

4. ใช้แฟ้มและป้ายติดชื่อที่ชัดเจน

เมื่อแยกหมวดหมู่แล้ว ควรใช้แฟ้มเก็บเอกสาร โดยเลือกแฟ้มที่แข็งแรง เปิด-ปิดง่าย และจัดเรียงในตู้หรือชั้นตามลำดับสำคัญ ติดป้ายชื่อที่สันแฟ้มระบุหมวดหมู่และปีให้ชัด เพื่อจะได้ไม่ต้องเปิดแฟ้มทีละเล่มให้เสียเวลา หากเอกสารในหมวดเดียวกันมีจำนวนมากจนใส่แฟ้มเดียวไม่ได้ ให้แยกเป็นหลายแฟ้มและใช้กระดาษสีต่าง ๆ เป็นที่คั่นเพื่อแยกประเภทย่อย 

5. จัดเรียงเอกสารตามลำดับที่เหมาะสม

นอกจากจัดหมวดหมู่แล้ว การจัดเรียงตามลำดับวัน เดือน หรือปีจะช่วยให้หาง่ายขึ้นอีกขั้น เช่น เรียงแฟ้มใบเสร็จตามเดือน หรือจัดสัญญาตามปีที่ทำ การจัดเรียงตามลำดับนี้ช่วยให้ย้อนไปค้นหาได้รวดเร็ว ไม่ต้องเปิดทุกแฟ้มให้วุ่นวาย ที่สำคัญควรเว้นพื้นที่พอประมาณเผื่อเพิ่มเอกสารใหม่ในอนาคตด้วย

6. คัดแยกเอกสารที่ใช้งานจริงกับที่ควรทิ้ง

คัดแยกเอกสารที่ใช้งานจริงกับที่ควรทิ้ง

เมื่อเอกสารเยอะจนล้นตู้ ควรมีรอบคัดแยกเอกสารที่ยังใช้กับที่หมดความจำเป็น เช่น เอกสารที่หมดอายุแล้วหรือสำเนาซ้ำซ้อน ถ้าไม่มีกฎชัดเจน เอกสารจะพอกพูนเรื่อย ๆ จนหาของยาก ควรหากล่องแยกเอกสารสำหรับทำลายหรือส่งทำลายแบบปลอดภัย เพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล เมื่อคัดแยกเอกสารแล้วพื้นที่เก็บจะโล่งขึ้นทันตา

7. สร้างระบบยืม-คืนเอกสาร

สำนักงานที่มีหลายฝ่ายใช้งานเอกสารร่วมกัน แนะนำให้มีระบบลงชื่อยืม-คืนแฟ้มทุกครั้ง เช่น มีสมุดหรือระบบออนไลน์บันทึกวันยืม ใครยืม และกำหนดวันคืน ระบบนี้ช่วยให้ติดตามได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใคร ป้องกันการสูญหายหรือหาไม่เจอเมื่อต้องใช้ การมีวินัยยืม-คืนจะช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบได้ในระยะยาว

8. ฝึกนิสัยจัดเก็บเอกสารทุกชิ้นเข้าที่หลังใช้งาน

การสร้างนิสัยจัดเก็บเอกสารกลับเข้าที่หลังใช้งานเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยรักษาระบบการจัดเก็บเอกสารให้คงอยู่ ควรอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบการจัดเก็บเอกสารขององค์กร และเน้นย้ำให้ทุกคนปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด นิสัยเล็ก ๆ นี้จะช่วยป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายและลดความขัดแย้งระหว่างพนักงาน

9. ตรวจเช็กเอกสารเป็นประจำ

แม้จัดเก็บดีแค่ไหน ก็ยังควรมีวันตรวจเช็กเอกสารเป็นระยะ อาจกำหนดเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อตรวจดูว่าเอกสารครบถ้วน ไม่มีหายหรือวางผิดที่ และยังมีสภาพสมบูรณ์ดี การตรวจเช็กช่วยให้รู้ว่าต้องทำลายอะไร ต้องจัดหมวดอะไรเพิ่ม หรือปรับพื้นที่เก็บให้เหมาะกับงานใหม่ ๆ 

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

นอกจากเอกสารกระดาษแล้ว หลายองค์กรหันมาเก็บไฟล์แบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น เพื่อความสะดวกและประหยัดพื้นที่ การสแกนไฟล์แล้วเก็บในโฟลเดอร์ออนไลน์ เช่น Google Drive หรือ Cloud Storage พร้อมตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับหมวดหมู่ จะช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย ควรตั้งสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลด้วย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร

1. การจัดเก็บเอกสารควรเก็บไว้กี่ปี

ระยะเวลาการเก็บเอกสารขึ้นอยู่กับประเภทและความสำคัญ โดยทั่วไปเอกสารทางบัญชีควรเก็บอย่างน้อย 5 ปี เอกสารภาษีอาจต้องเก็บ 5-7 ปี สัญญาและข้อตกลงควรเก็บจนหมดอายุสัญญาและต่ออายุได้ หากเอกสารเกี่ยวข้องกับกฎหมายหรือคดีความ ควรเก็บจนกว่าจะหมดอายุความตามกฎหมาย

2. วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บเอกสารคืออะไร

การจัดเก็บเอกสารมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและถูกต้อง ป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร เพิ่มความเป็นระเบียบในการทำงาน และรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานราชการ รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเมื่อจำเป็น

3. ข้อดี ข้อเสียของการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง

ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารที่ดี คือ ประหยัดเวลาในการค้นหา เพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูล และช่วยในการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจ 

ข้อเสีย คือ ต้องใช้เวลาในการจัดระบบเบื้องต้น ต้องมีพื้นที่เก็บเอกสาร และต้องมีการบำรุงรักษาระบบอย่างสม่ำเสมอ

การจัดเก็บเอกสารไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากเริ่มจากจัดพื้นที่ให้เหมาะสม แยกประเภทให้ละเอียด ใช้แฟ้มและป้ายชื่อชัดเจน จัดเรียงอย่างเป็นระบบ ฝึกนิสัยเก็บเข้าที่และตรวจสอบเป็นประจำ เท่านี้ก็ไม่ต้องเสียเวลาปวดหัวหาเอกสารอีกต่อไป

หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยออกแบบออฟฟิศ หรือรีโนเวทออฟฟิศให้เป็นระเบียบและเหมาะกับการใช้งาน Siam Okamura ให้บริการออกแบบออฟฟิศสำนักงาน พร้อมดูแลตั้งแต่การวางแผน ไปจนถึงการจัดวางผังและออกแบบสภาพแวดล้อมให้ตอบโจทย์การทำงาน รวมถึงจัดจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพจากญี่ปุ่น ที่จะช่วยเติมเต็มออฟฟิศของคุณให้พร้อมใช้งานอย่างมีสไตล์และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

Latest posts

SEE ALL